Controlar o próprio tempo é um dos grandes desafios enfrentados por líderes hoje em dia. Quando estão à frente de empresas de grande porte e com equipes espalhadas pelo mundo, os executivos precisam decidir diariamente se estão trabalhando de acordo com seus objetivos estratégicos ou se estão apenas respondendo a demandas urgentes de outras pessoas.

Essa é uma questão complexa, especialmente em um ambiente de trabalho dinâmico.

Shishir Mehrotra, CEO da Superhuman, implementou um sistema semanal para medir exatamente essa dinâmica. A Superhuman é uma empresa que reúne quatro ferramentas de produtividade com inteligência artificial, incluindo a plataforma de colaboração Coda, o cliente de e-mail Superhuman Mail, o assistente virtual Superhuman Go e o editor de texto Grammarly.

A Grammarly, que a Superhuman adquiriu, alcançou uma avaliação de US$ 13 bilhões em 2021, após uma rodada de investimento de US$ 200 milhões, e gerou mais de US$ 700 milhões em receita no ano anterior, com mais de 40 milhões de usuários diários.

Mehrotra identificou que o principal risco para seu desempenho como líder não era a tecnologia, mas sim a gestão do seu próprio tempo. Ele criou uma métrica chamada “pontuação de alinhamento”. Essa pontuação mede a porcentagem de tempo semanal dedicada às tarefas que ele planejou fazer, em comparação com as demandas que surgiram inesperadamente ao longo da semana.

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Para calcular essa pontuação, ele analisa seus e-mails, a lista de tarefas e o calendário.

Mehrotra começa analisando os e-mails recebidos, transformando as demandas em blocos de tempo no calendário. Ele também agenda as tarefas que já estavam em sua lista de prioridades. Ao final da semana, ele gera um gráfico de barras que mostra a origem das atividades: se vieram de demandas externas (e-mails) ou de decisões próprias.

A porcentagem de tempo dedicada às tarefas planejadas é a pontuação final.

Mehrotra considera uma pontuação de 50% alta, reconhecendo que interrupções são inevitáveis. O objetivo não é eliminá-las, mas sim evitar que elas dominem completamente sua agenda. Ele compartilha essa estratégia no LinkedIn, destacando que ela oferece visibilidade sobre como o tempo é gasto e o que pode ser melhorado.

A experiência de Shishir Mehrotra demonstra que a autogestão do tempo é crucial para uma liderança eficaz. Ao monitorar e ajustar a alocação do tempo, os líderes podem garantir que estão focados em seus objetivos estratégicos, em vez de serem constantemente desviados por demandas externas.

Essa abordagem promove a produtividade e o foco, elementos essenciais para o sucesso em qualquer organização.